Datei-Ablage

Vom Datei-Salat zur Datei-Ablage

Tipps & Tricks zur Vermeidung von Verdruss

Datei-Ablage
„Wo ist die Datei abgespeichert, die wir so dringend brauchen? Bitte schau nach!“

Datei-Ablage
„Ich kann sie nicht finden. Ich habe alles durchsucht.“

Datei-Ablage
„Dann finde bitte heraus, wer sie bearbeitet hat.“

Datei-Ablage
„Ich kann nicht sagen, wer sie bearbeitet hat. Ich muss nachfragen, und das dauert.“

Datei-Ablage
„Du weißt nicht, wer sie bearbeitet hat? Dann such‘ doch mit ’nem Schlagwort!“

Datei-Ablage
„Hab‘ ich auch schon versucht. Ich find‘ sie nicht.“

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„Es gibt doch sicher einen aussagekräftigen Dateinamen.“

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(resigniert) „Wir haben tausende dieser Dokumente. Leider schreibt niemand Namen & Datum dran…“

 Datei-Ablage
(verärgert) „Was haben wir bloß für ’ne Datei-Ablage…“

 

 

Datei-Salat bereitet Verdruss

Wiederum auf Kundenwunsch widme ich mich heute dem Thema der Datei-Ablage, die wie das Thema E-Mail in einigen Unternehmen noch immer für Verdruss sorgt:

  • Informationen sind nicht oder nur schwer auffindbar. Immens viel Zeit wird für die Suche verschwendet.
  • Andere wichtige Aufgaben verzögern sich z.T. erheblich.
  • Der Flow geht verloren.
  • Zusagen & Termine können ggf. nicht eingehalten werden.
  • Arbeitserfolg wird geschmälert.
  • Demotivation stellt sich ein und gipfelt u.U. in Frust, handelt es sich um ein immer wiederkehrendes strukturelles Problem.
  • Die Leistungsfähigkeit des Unternehmens leidet.
  • Kunden können in Mitleidenschaft gezogen werden.

 

Vorteile einer durchdachten Datei-Ablage

Eine durchdachte Datei-Ablage dagegen ermöglicht

  • Reduzierung von Suchzeiten
  • Schnelles Finden wird möglich
  • Vermeidung von Demotivation und Frust
  • Verbesserung der Transparenz
  • Bessere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Bessere Urlaubs- und Krankheitsvertretung
  • Verbesserte Flexibilität der Organisation
  • Weniger Kundenreklamationen

Wussten Sie schon?
Das Wort „Datei“ ist die Kurzform des Wortes „Datenkartei

Voraussetzungen einer guten Datei-Ablage

Die folgenden Tipps & Tricks richten sich vor allem an Unternehmen die kein professionelles Dokumentenmanagementsystem wie z.B. ein CRM-System einsetzen.

  • Zuallererst braucht es einen Leitfaden, der Regeln verbindlich festschreibt.
  • Zusätzlich bedarf es einer Person oder Personengruppe, die die Einhaltung der Regeln prüft und durchsetzt.

 

Tipps & Tricks für die Datei-Ablage

Nutzen Sie stets sprechende aussagekräftige Datei– und Ordnernamen mit Hinweisen auf

  • Vorgang oder Vorgangsnummer
  • Auftrag oder Auftragsnummer
  • Projektname oder Projektnummer
  • Kundenname oder Kundennummer
  • Kürzel des verantwortlichen Mitarbeiters
  • Datum der Erstellung, letzten Veränderung oder Übergabe an den Empfänger
  • Versionsnummer

Bauen Sie Datei– und Ordnernamen stets auf die gleiche Weise auf. Sie sollten durch den Aufbau stets sortierbar sein.

  • Das Datum sollte in umgekehrter Reihenfolge geschrieben werden: 2014.05.25 anstatt 25.5.14 oder 25. Mai 14
  • Sie sollten keine Leerzeichen beinhalten. Bestandteile eine Namens können mit Bindestrich (-) oder Unterstrich (_) verbunden sein. Alternativ können Namensbestandteile zusammengeschrieben werden, wobei jedes neue Wort mit Großbuchstaben anfängt.
  • Diese Schreibweise unterstützt die Web-Verlinkung von Dateien in Inter- und Intranets. Aus gleichem Grund sollten Umlaute wie ä, ö und ü umgewandelt werden zu ae, oe und ue.
  • Für Versionierungen und laufende Nummern empfehle ich führende Nullen, damit die Sortierbarkeit gewährleistet ist – also „01, 02, 03, … 10, 11, 20, 30“ anstatt „1, 10, 11, 2, 20, 3, 30“. Je größer die höchstmögliche Versionsnummer sein kann, desto mehr führende Nullen werden benötigt. Alles ≤ 99 braucht bis eine führende Null. Alles ≤ 999 benötigt bis zu 2 führende Nullen.
  • Nutzen Sie eine fest vereinbarte Nomenklatur für Abkürzungen – zum Beispiel
    • AB für Auftragsbestätigung
    • Vg für Vorgang
    • Nr für Nummer
    • v für Version…
    • SL für Mitarbeiter Siegfried Lübke

Beispiele

  • 2014.05.25_Metall-Mueller_AB-Vg-34567_SL.pdf
    2014.05.26_Metall-Mueller_AB-Vg-34567_SL.pdf

  • Pflichtenheft_Datenschnittstelle-ID24_v001_SL.doc
    Pflichtenheft_Datenschnittstelle-ID24_v002_SL.doc

Geben Sie den Ordnern Ihres elektronischen Ablagesystems über möglichst viele Abteilungen hinweg stets die gleiche standardisierte Struktur, z.B.

Datei-Ablage

Alle Ordner sind in diesem Beispiel stets auf standardisierte Weise nummeriert und benamst. Hilfreich ist die Trennung von folgenden Daten:

  • Dateien für den Administrator
  • Wichtige Vorlagen (Templates), die nicht verändert werden dürfen
  • Stammdaten jeglicher Art
  • Bewegungsdaten, also spezifische Dateien, die zu operativen Zwecken aus den Vorlagen generiert werden
  • Übergangsarchive für nicht mehr benötigte Daten, zur regelmäßig zentralen Archivierung
  • Zugriffs- und Schreib-Lese-Rechte sollten im Dateisystem nach Anwendergruppen unterteilt festgelegt werden.
  • Nutzen Sie beim Speichern von Dateien die von der Software angebotenen Funktionen zur Verschlagwortung von Dateien, um die Suche nach Dateien zu erleichtern.

Verhindern Sie auf jeden Fall Ordnernamen wie „Gabi“ oder „Peter“, womöglich mit vermischten Dateien aus privatem Umfeld und Geschäftskorrespondenz. Das durchschaut bei bestem Willen keine Krankheits- oder Urlaubsvertretung.

 

Bring- und Holschuld klären

Ein wesentlicher Aspekt wirksamer Beziehungsarbeit in Unternehmen besteht in der gegenseitigen Abstimmung der Zusammenarbeit. Dateien nutzen nicht nur der Nachweispflicht beispielsweise gegenüber den Steuerbehörden, sondern unterstützen interne und externe Arbeitsprozesse, in denen Dokumente dem nächsten Arbeitsschritt zugeführt werden.

Beispielsweise werden Protokolle vom Protokollant aktiv abgelegt oder verschickt. In diesem Fall handelt es sich um eine begrenzte Bringschuld, da das Protokoll nicht persönlich zugestellt wird, sondern auf einem Server aktiv abzulegen ist.

Die Teilnehmer einer Sitzung dagegen haben die Holschuld, selbst aktiv in der elektronischen Ablage Einblick in das Protokoll zu halten.

Solche Vereinbarungen lassen sich z.B. mit folgender Auflistung festhalten:

Datei-Liste SL

 

Welche Vorgehensweisen zur Datei-Ablage haben sich bei Ihnen bewährt?

Schreiben Sie uns. Ich freue mich auf Ihre Fragen, Anmerkungen und Ergänzungen.

Sven Löbel
+49 7452 8444001

 

Ein Gedanke zu „Datei-Ablage

  1. H. In den Birken

    Vielen Dank für diesen Artikel! Er spricht mir ganz aus dem Herzen. Tatsächlich ist es so, dass bei mir in der Abteilung kaum jemand sagen könnte, was so im Netzwerklaufwerk abgelegt ist, weil grundsätzliche Strukturen fehlen. Meine praktische Vorstellung davon ist:
    1. Ordner: „Administratives“ – Darin findet man Zielvorgaben, Statistiken, Geschäftsvereinbarungen, Planungsunterlagen etc.
    2. Ordner: „Produktives Geschäft“ – Hier wären vorzugsweise Arbeitsunterlagen, Werkzeuge zur Bewältigung des produktiven Tagesgeschäfts zu finden.

    Für alte Dateien empfiehlt sich entweder …
    a) das Löschen – vorausgesetzt ist allerdings, dass darüber >vorher!< Einverständnis aller eingeholt worden ist, oder
    b) ein Archiv angelegt wird. Ein Unterordner namens "alt" reicht dazu vollkommen aus. So bleibt der Überblick gewahrt.

    Ein Schreibschutz für empfindliche Dateien gegen versehentliches Ändern oder Löschen kann ich nur dringend empfehlen.

    Darüber hinaus kann es jedoch sinnvoll sein, alle Dateinamen klein zu schreiben:
    Unter Windows hat man damit keine Probleme, aber wenn der Web-Server für das Intranet/Internet mit Unix läuft, können Ziel-Dateien unter bestimmten Umständen per Hyperlink nicht angesprochen werden. Das musste ich leider selber schon mit sehr hohem Zeitaufwand büßen.
    Punkte sollten aus dem selben Grund der Dateierweiterung vorbehalten bleiben. Es empfiehlt sich meiner Meinung nach, das Datum in einem Dateinamen mit Bindestrichen darzustellen: 2014-05-11__statistik_gruppenpostkorb-eingang.xlsx

    So können jederzeit – ohne erst Zeit für Dateiumbenennung aufwenden zu müssen – Dateien beispielsweise in ein Intranet eingebunden werden. Für Interoperabilität und Kompatibilität zwischen Windows / Linux / Unix / Mac in Bezug auf Dateinamen:
    http://www.teamdrive.com/de/Nicht_erlaubte_Zeichen_in_Ordner-und_Dateinamen.html

    Freundliche Grüße
    H. In den Birken

    Antworten

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